17 iun. 2013

Cum redactezi un e-mail oficial

E-mail (abrev. pentru engl. electronic mail). Ansamblu de tehnici de schimb al informatiilor in care suportul fizic al informatiilor nu e trimis destinatarului.
Faxul, din engl. facsimile transmission, e un exemplu mai vechi ce corespunde definitiei de mai sus.
Azi, prin e-mail intelegandu-se aproape exclusiv serviciile de posta electronica asigurate prin Internet.
(Dictionar de informatica, Larousse, coord. Pierre Morvan, Ed Niculescu, 1999)

Cum scrii un e-mail oficial. Unele reguli de redactare:

In primul rand ar fi indicat sa nu alegi adrese precum bubulina-sexy@ sau macho-de-forum@ pentru ca nu trimiti mesajul catre prieteni.

Informatia trebuie sintetizata in cateva cuvinte si scrisa in campul subiectului (titlul e-mail).
Daca trimiti e-mail-ul mai multor persoane foloseste campul BCC (blind carbon copy) pentru a nu lasa adresele la vedere.

Un e-mail oficial nu trebuie sa fie la fel de formal ca unul de afaceri - trebuie sa fie scurt si la obiect, dar e bine sa incepi cu o formula de salut mai putin colocviala, deci ar fi indicat “Buna ziua”, nu “Buna”, “Salut”, “Hei” etc. Daca stii cui te adresezi (cand trimiti un e-mail la vreo institutie, ca exemplu, nu prea stii la cine va ajunge respectivul e-mail) poti folosi si formulele “Doamna” sau “Domnule” - dupa caz - si numele de familie.

Trebuie sa fii concis si clar in exprimare. Trebuie evitate abrevierile sau argoul utilizat pe net sau in SMS si nu utiliza grupurile de litere precum: “tz”, “sh” etc. Evita culorile sau fonturile ciudate intr-un astfel de e-mail.
Evita unele explicatii care s-ar putea sa nu-l intereseze pe destinatar.

Incearca sa formezi paragrafe, cand treci de la o idee la alta - lasa un rand liber intre acestea (ideile sunt mai clar definite si textul e mai usor de citit).

Dupa ce ai scris textul incheie e-mail-ul prin a multumi pentru atentie si semneaza-te.

Reciteste textul pentru a te asigura ca ai exprimat ceea ce doresti si ca nu exista greseli de gramatica, in primul rand.

Vezi si:
Cum redactezi (scrii) o cerere 

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu